A pergunta quase sempre chega na ordem errada. A pessoa já emitiu a certidão, já apostilou, já pagou a tradução, e só então descobre que o órgão italiano queria outra coisa. Quando o formato está errado, não se corrige apenas o formato. Refaz-se a apostila e a tradução junto com ele.
Os dois formatos valem o mesmo, e isso não resolve o seu caso
No Brasil, a certidão eletrônica e a via em papel têm o mesmo valor jurídico. A eletrônica não é foto nem digitalização de um papel. É um documento nativo digital, assinado pelo oficial do registro, com código de verificação ou QR Code, que permite a quem recebe conferir se o arquivo é autêntico e se foi alterado depois da emissão.
O detalhe que derruba muita gente é a impressora de casa. Imprimir esse arquivo produz uma cópia comum, porque a assinatura que provava a autenticidade está no arquivo, não na folha que saiu da impressora. Quando o órgão pede papel, ele quer a via emitida pelo cartório, em papel de segurança, com selo e assinatura do oficial.
Quem decide o formato é quem recebe
O cartório emite nos dois formatos. A escolha não é dele e não é sua. É de quem vai receber o documento.
Na prática, os destinatários se comportam de três maneiras diferentes. O consulado italiano no Brasil publica exigências próprias e costuma pedir o original com apostila, mais tradução juramentada também apostilada. O comune na Itália segue a praxe do ufficio que atende, e dois comuni vizinhos podem responder de formas diferentes. Universidade, prefettura e ordem profissional têm cada uma a sua rotina.
Isso não é desorganização italiana. A Convenção de Haia diz como um documento público ganha validade entre os países que assinaram, não diz em que formato cada repartição é obrigada a aceitá-lo.
A apostila já é digital no Brasil, e aí mora uma armadilha
Desde 2021 o Brasil permite apostilar documento nativo digital inteiramente em meio digital, sem materializar nada em papel. É mais rápido e faz sentido técnico. Se você ainda não conhece o procedimento, eu descrevo o caminho completo no guia de Apostila de Haia.
A armadilha é que a apostila não muda o formato do documento. Ela se prende ao documento que foi apresentado. Se você apostila o arquivo e o ufficio exige a via em papel do cartório, não existe apostila aproveitável. Existe uma emissão nova e um apostilamento novo.
A tradução juramentada se prende a um documento específico
É aqui que o custo aparece de verdade. A tradução juramentada não é um texto solto que serve para qualquer versão da sua certidão. Ela é feita sobre o documento que foi entregue e fica ligada a ele. Se ainda não está claro qual tipo de tradução o seu caso pede, eu comparo as três em tradução simples, certificada ou juramentada.
Trocar a certidão depois significa nova tradução, porque o documento de origem passou a ser outro. Por isso eu peço o documento no formato final antes de traduzir, e não o contrário. Decidir o formato é a primeira etapa do trabalho, não a última.
Formato e tipo são duas decisões, não uma
Formato é digital ou papel. Tipo é breve relato ou inteiro teor. Os dois eixos são independentes, e os dois tipos existem nos dois formatos.
Processos de cidadania e de casamento costumam pedir inteiro teor, porque o inteiro teor reúne o conteúdo completo do registro, com todas as averbações. Quem pergunta só se é digital ou papel resolve metade do problema e descobre a outra metade depois.
As quatro perguntas antes de emitir qualquer coisa
- Qual formato o órgão aceita, arquivo digital ou via em papel emitida pelo cartório.
- Breve relato ou inteiro teor.
- Se existe limite de tempo contado da emissão, e qual é no seu caso.
- Se a apostila eletrônica é aceita, e se ela precisa trazer alguma menção específica.
A quarta parece exagero e não é. Existe posto que aceita certidão eletrônica desde que a apostila contenha uma menção determinada. Sem essa menção, o documento volta, e volta depois de a tradução estar pronta.
Como conferir antes de gastar
Na certidão eletrônica, use o código ou o QR Code no endereço indicado no próprio documento. Na via em papel, confira o selo de fiscalização e a assinatura do oficial. Em caso de dúvida, o cartório emissor confirma a emissão.
Guarde o número do livro, da folha e do termo. Com esses três dados, qualquer pedido futuro fica mais rápido, inclusive uma segunda via no outro formato, se o órgão mudar de exigência no meio do caminho.
Antes de emitir, me diga para onde vai
Se você já tem a certidão e não sabe se o formato serve, me diga qual documento é e para qual órgão ele vai. É uma conferência rápida, e ela evita pagar duas vezes pela mesma tradução. Pode falar comigo pela página de contato.